CREATING REALISTIC TRAINING ENVIRONMENTS

De 3 cirkels van vakbekwaam op afstand: softwarekeuze

07 april 2020

Was het maar zo eenvoudig om nu één softwarepakket te noemen waar we alles mee kunnen. Dan was dit artikel zo geschreven. Maar helaas is de theorie anders dan de praktijk. We hebben de situaties van de webinars van de veiligheidsregio’s Noord-Holland Noord en Zuid-Holland Zuid met elkaar vergeleken. De uitgangspunten zijn anders en daarmee ook de softwarekeuze. 

De 3 cirkels van vakbekwaam op afstand

Om meer inzicht voor onszelf te creëren, hebben we het “vakbekwaamheid op afstand” vraagstuk in zones ingedeeld. Elke zone heeft zijn eigen mogelijkheden en uitdagingen.

Drie cirkels van vakbekwaamheid

Het centrum

Het “centrum” is de docent. Deze persoon staat centraal en heeft een sleutelrol in het overbrengen van kennis. Dit kan een persoon in een studio zijn, maar ook thuis of op het werk achter een bureau.

De eerste cirkel

Om de docent heen is de “eerste” cirkel te vinden.  Dit zijn de mensen die fysiek in de buurt van het centrum nodig zijn. Dat kan een tweede docent zijn, een extra presentator, maar ook de moderator en de technici. In deze tijd hebben we te maken met de 1,5 meter afstandsmaatregel. Fysieke aanwezigheid is nodig, maar dat maakt het wel complex. Des te meer mensen er aanwezig zijn, des te groter moet de fysieke ruimte zijn. Een ander punt is het risico op uitval van één van de teamleden. Dit omdat ze zelf, of de directe familieleden, ziektebeelden (gaan) vertonen. Een plan achter de hand hebben is dan ook noodzakelijk.

De tweede cirkel

De tweede cirkel bestaat uit cursisten en deelnemers van de workshop waar een maximale interactie mee is. Denk aan gebruik van webcam, chat, audio, bestanden delen en een gezamenlijk digitaal whiteboard. Op het moment dat deze mensen een vraag stellen, zijn ze ook te horen in “het centrum”. Er kan daadwerkelijk een dialoog mee gevoerd worden. Deze cursisten zijn extreem belangrijk voor de docent. Zij zijn namelijk degenen die helpen het “klaslokaal gevoel” te benaderen.

Hoe groot deze tweede cirkel kan zijn weten we nog niet exact. Dat zijn we aan het testen. Wat we al wel gemerkt hebben, is dat de “prestaties op papier” van de diverse oplossingen niet in de buurt komen van de werkelijkheid. Typische programma’s die bijvoorbeeld toegepast kunnen worden in deze cirkel zijn Microsoft Teams, Google Hangouts, Zoom, Jitsi, en BigBlueButton. Op het eerste gezicht lijkt het erop dat deze cirkel een maximum heeft van 1 tot 50 volledig interactieve deelnemers, zonder dat de kwaliteit zo ver terug valt dat het storend wordt om naar te kijken.

De derde cirkel

Tot slot hebben we de derde cirkel. Deze cursisten kunnen de oefenavond volgen via een “stream”. De meest voor de hand liggende vorm van interactiviteit voor deze groep deelnemers is een chat. Er is geen webcamverkeer terug naar het centrum, bovendien geen audio. Het is voor een groot deel eenrichtingsverkeer. Het grote voordeel van deze cirkel is dat deze een enorme omvang kan hebben. Van enkele honderden tot zelfs duizenden mensen.

Met deze schematische indeling wordt al snel duidelijk dat de eerste vraag voor de docent is: “Wat voor soort oefenavond wil ik geven?”. Deze vraag bepaalt namelijk voor een groot deel welke software, of beter nog combinatie van software, de juiste is. We hebben namelijk geen software gevonden of getest die “alles” kan.

Software voor de eerste cirkel

Eigenlijk is dit de minst complexe softwarekeuze. Dit gaat namelijk over de presentatiesoftware waar de docent, of instructeur, zelf het liefste mee werkt. Dat kan PowerPoint zijn, of Prezi, of welk presentatieprogramma dan ook.

Tijdens de digitale oefenavonden van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord werken we met een PowerPoint, die wordt weergegeven op een groot scherm. We nemen dan zowel de instructeur als het scherm op. Maar af en toe laten we ook alleen de PowerPoint zien. Door middel van een videomixer kunnen we schakelen tussen de diverse beelden. Werkt een instructeur liever met een ander presentatieprogramma? Geen probleem, dan blijft de werkwijze in de studio exact hetzelfde.

Er zijn verschillende softwarepakketten voor de tweede cirkel die ook geschikt zijn voor het delen van een bureaublad, of op een andere slimme manier de presentatie van de docent kunnen weergeven. Binnen de oefenavonden van Noord-Holland Noord maken we hier geen gebruik van. Daarom laten we dit ook in dit artikel buiten beschouwing. Het is echter wel interessante materie voor de instructeur of docent die in zijn eentje, met alleen een webcam en een presentatie, een webinar wil opzetten.

Software voor de tweede cirkel

Voor de eerste twee oefenavonden met Veiligheidsregio Noord-Holland Noord hebben we gewerkt met Zoom. Op zichzelf een fantastisch pakket, met respectievelijk 18 en 38 deelnemers hadden we redelijk tot goed beeld en een fijne interactie. De chat was helder en overzichtelijk. Ook was het goed te bedienen voor de moderator. Kanttekening hierbij is dat we met de 38 gebruikers niet in de buurt kwamen van het aangegeven maximum van 100 deelnemers. Op basis van de bevindingen durven we de gok niet te wagen met 100 deelnemers. We gaan uit van een absoluut maximum van 50 gebruikers met webcam, maar dan zitten we niet relaxed achter de knoppen. Zeker omdat het beeld nu al af en toe haperde, terwijl niet iedereen zijn webcam had aanstaan.

We zijn op zoek gegaan naar een alternatief voor Zoom. Naast de prestaties met grotere groepen is  er bij veel gebruikers een begrijpelijke weerstand ontstaan, in verband met het privacy beleid van Zoom. Microsoft Teams is een mooi concept voor vier cursisten of deelnemers, maar meer personen zijn voor de instructeur niet in beeld te krijgen. Erg jammer, omdat juist dat enorm goed werkt om de instructeur het “klaslokaal gevoel” te geven. Dat is op haar beurt weer één van de succesfactoren van een interactieve oefenavond. Daarom kiezen we in dit geval niet voor Microsoft Teams.

We hebben een aantal serieuze testen gedaan met Jitsi. Op zich een mooi pakket. De mogelijkheden voor een moderator, zeker bij grotere groepen, zijn echter beperkt. Iets te beperkt naar onze mening. Een ander probleem is de schaalbaarheid. Bij een test met 12 personen was de kwaliteit niet goed genoeg voor een goede sessie. Vanwege de tijdsdruk zijn we gestopt met verder testen op gebied van schaalvergroting. Jitsi is zeker geen slecht pakket, maar minder geschikt voor deze specifieke toepassing.

Erg leuk was de hulp uit “onverwachte hoek”. Florian Overkamp van Speakup, de telefoonleverancier van FireWare, was aan het brainstormen met Tony ter Neuzen, programmeur bij FireWare, over hoe dit nu op te lossen. Zij kwamen met de oplossing: BigBlueButton. Open Source, net als Jitsi, maar veel meer geschikt voor interactieve sessies.

Afgelopen weekend is er uitgebreid getest met deze oplossing. Onze dank gaat uit naar Florian voor de testserver en naar Tony voor het weekend door werken. Aansluitend aan de oefenavond van 6 april, heeft een groot aantal deelnemers van de oefenavond van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord meegewerkt aan een capaciteitstest. De resultaten zijn veel belovend. De problemen die nog opgelost moeten worden zijn de aspectratio van de camera’s en de vertraging. We hopen BigBlueButton dan ook in de sessie van volgende week in te kunnen zetten. Dan zou dit wel eens de perfecte oplossing kunnen zijn voor “vakbekwaam op afstand” binnen de tweede ring!

Software voor de derde cirkel en bandbreedte

Tijdens de oefenavond van 6 april hadden we op het hoogtepunt 38 deelnemers via Zoom en 76 deelnemers via een Youtube stream. De Youtube stream werkte prima als softwareoplossing voor de derde ring. Daar willen we in basis dan ook niets aan veranderen. Vanaf het moment dat we de opstartproblemen hadden opgelost, was de stream goed en werkte de chat prima.

Toch is er een kleine “maar”. In het begin van de avond maakten we gebruik van één 100 Mbit glasvezellijn. Deze lijn werd gebruikt voor zowel de communicatie in de tweede ring, als de communicatie in de derde ring.  Dit zou in theorie voldoende moeten zijn. De praktijk bleek anders, de Youtube stream was zo slecht dat mensen zelfs (terecht) afhaakten.

We hebben vervolgens de “Youtube” verbinding omgeleid naar een tweede 20 Mbit glasvezellijn, die ook in het pand aanwezig is en normaal voor telefonie gebruikt wordt. Dit bleek de oplossing. Het volledig scheiden van de voorzieningen voor de tweede en derde ring, zowel in hard- als in software, is dus écht een goed idee. Daar blijven we dan ook zeker aan vasthouden.

Voor wie doen we het eigenlijk?

De belangrijkste overweging in de softwarekeuze bij het geven van een evenement in het kader van vakbekwaam op afstand is: “voor wie doe ik dit”? Is het een oefenavond waarbij voornamelijk gezonden wordt en interactiviteit minder van belang is, kies dan vooral voor streaming via Youtube of een ander platform. Met een goede internetverbinding zonder (al te veel) verkeer in de tweede ring is dit super stabiel. Met de chat is er écht wel wat interactiviteit in te brengen. Vanwege de groepsgrootte zal de chat wel voornamelijk een sociale functie hebben, in plaats van een echt vakinhoudelijke functie. Bij streaming geldt dan misschien ook wel het gezegde: “hoe meer zielen, hoe meer vreugd”.

Wil je meer contact met de deelnemers en écht veel meer interactiviteit (in de tweede ring), kies dan voor oplossingen zoals Zoom, BigBlueButton of Microsoft Teams. Ons advies is vooral niet boven de 50 deelnemers uit te komen, liefst nog minder. Het is een behoorlijk intense manier van lesgeven. Maar nog steeds kun je een “veilige leeromgeving” creëren. Ook hier geldt, we hebben de wijsheid niet in pacht en er zijn vast andere opvattingen. Dit is onze ervaring. Neem vooral tijd om de software oplossing te zoeken die bij jou past.

Tot slot is er nog de hybride versie. In deze versie vindt zowel streaming in de derde cirkel en gelijktijdig een oplossing met meer interactiviteit in de tweede cirkel plaats. Dit geeft super interessante mogelijkheden, zeker op het gebied van leren van elkaar. Maar ook voor het kennis uitwisselen tussen regio’s en bijvoorbeeld de verschillende posten. Maar pas op, dit is technisch de meest complexe variant. Dat hebben we zelf inmiddels ondervonden. Toch gaan we deze variant verder onderzoeken. In dit gebied is namelijk, denken wij, de meeste winst te behalen.

Afwegingen bij deze hybride vorm zijn bijvoorbeeld wie je toelaat in de tweede cirkel en wie in de derde cirkel. Een mooi uitgangspunt is bijvoorbeeld dat de bezoekers in de tweede cirkel écht meedoen en degenen in de derde cirkel meer toeschouwer mogen zijn. Dat vraagt dan ook van de deelnemer een bewuste keuze.

Wat we in elk geval geleerd hebben, is dat per onderwerp, per post en per oefenavond bekeken moet worden wat de beste oplossing is. Ook bij “vakbekwaam op afstand” moet je bewust zijn van je leer- en lesdoelen. Flexibel zijn in de verschillende vormen is naar onze mening dan ook erg belangrijk. Een mooie uitdaging in deze tijd!

Softwarekeuze bij de verschillende veiligheidsregio’s

Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid richt zich in deze fase voornamelijk op de derde cirkel. De keuze voor een Youtube stream is dan ook een hele logische. De interactiviteit komt nu voornamelijk uit de chat. Door het grote aantal deelnemers (800+) in deze streams raakt deze chat snel “vervuild”. Gezellige berichten en vakinhoudelijke berichten komen in een hoog tempo voorbij. Dit vraagt veel van een moderator. De “serieuze” vragen moeten gefilterd en aan de docent gesteld worden. Nu zouden er al extra moderators ingezet kunnen worden om deze klus voor elkaar te krijgen.

De wens van de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid is om nog interactiever te worden. Dit kan door ook een tweede cirkel, met aparte software in te gaan zetten. Op deze schaal is het lastig om nog interactiever te worden in de derde cirkel. Er zouden nog aanvullende tests gedaan kunnen worden met Kahoot, Mentimeter of vergelijkbare stemsystemen. Dat is een mooie vervolgstap om te onderzoeken.

Bij Veiligheidsregio Noord-Holland Noord is de focus op de tweede ring en is het doel op te schalen naar meer deelnemers in de derde ring. Vandaar dat er nu volop geëxperimenteerd wordt met BigBlueButton in de tweede cirkel en een Youtube stream in de derde cirkel.

Het mooie is dat beide veiligheidsregio’s naar elkaar toe werken. De één van binnen naar buiten en de ander van buiten naar binnen. Zo kan er veel van elkaar geleerd worden. Een proces dat nu volop aan het gebeuren is!

What's next?

In het volgende artikel zullen we verder ingaan op de gebruikte hardware. Via onze speciale nieuwsbrief over vakbekwaam op afstand, ontvang je alle nieuwe inzichten persoonlijk in je inbox. Schrijf je gratis en vrijblijvend in!

Disclaimer

Toch even een kleine disclaimer: in dit traject delen we onze ervaringen en geven open en eerlijk onze afwegingen. Dit doen we onder enorme tijdsdruk. We zijn àl bijna 10 dagen bezig 😉. En daarmee zien we wellicht zaken over het hoofd, testen we zaken niet goed genoeg of bijten we ons niet genoeg vast in bepaalde materie. Geen van de genoemde pakketten hebben we ervaren als slecht, bij elk van deze leveranciers werken mensen die hun best doen om toffe dingen te maken. Dat respecteren en waarderen we! Dit is enkel een verslag van onze ontdekkingsreis over vakbekwaam op afstand. Heb je tips? Deel ze dan gerust. Samen kunnen we ervoor zorgen dat hulpverleners overal ter wereld vakbekwaam kunnen worden en blijven. Ook in deze tijd!

 

ONZE KERNWAARDEN

Inspirerend

Creatief

Betrouwbaar

Duurzaam

Authentiek

Excellent